Software custom o soluzione standard? Come scegliere senza compromettere la crescita

Quando un’azienda decide di digitalizzare un processo, introdurre un nuovo strumento o sostituire un software che non risponde più alle proprie esigenze, una delle prime decisioni da affrontare è spesso la stessa: scegliere una soluzione già disponibile sul mercato oppure sviluppare un software su misura?

Non esiste una risposta valida in assoluto.

Le soluzioni standard possono essere estremamente efficaci quando esigenze e processi sono compatibili con ciò che il prodotto offre. Allo stesso modo, sviluppare software custom non significa automaticamente ottenere una soluzione migliore.

La scelta dovrebbe partire da un’altra domanda:

quanto è strategico per l’azienda il problema che stiamo cercando di risolvere?

Software standard e software custom: due approcci diversi

Un software standard nasce per rispondere alle esigenze di un insieme ampio di organizzazioni.

CRM, ERP, piattaforme di project management e numerosi altri strumenti vengono progettati intorno a processi sufficientemente comuni da poter essere standardizzati.

Il vantaggio è evidente: il prodotto esiste già, è stato testato, dispone di funzionalità immediatamente utilizzabili e generalmente permette di iniziare più velocemente.

Un software custom segue invece il percorso opposto.

Non è l’organizzazione ad adattarsi al software: è il software a essere progettato intorno all’organizzazione.

Processi, utenti, integrazioni, vincoli e obiettivi diventano parte della progettazione della soluzione.

Ed è proprio questa differenza a dover guidare la scelta.

Quando una soluzione standard è probabilmente la scelta migliore

Sviluppare software non dovrebbe essere un obiettivo.

Dovrebbe essere una conseguenza di un’esigenza che non può essere soddisfatta efficacemente in altro modo.

Se il processo da gestire è comune e una piattaforma esistente risponde bene ai requisiti, adottarla può essere la decisione più razionale.

Una soluzione standard è particolarmente interessante quando:

• il processo aziendale è relativamente comune;
• le personalizzazioni richieste sono limitate;
• è importante ridurre il time-to-market;
• il prodotto si integra adeguatamente con l’ecosistema esistente;
• costi e modello di licensing sono sostenibili nel lungo periodo;
• le funzionalità disponibili coprono realmente le esigenze previste.

Non avrebbe molto senso, per esempio, sviluppare internamente un sistema di videoconferenza quando piattaforme mature soddisfano già perfettamente quella necessità.

Il software custom crea valore quando esiste una ragione concreta per costruirlo.

Quando il software standard inizia a diventare un limite

I problemi emergono quando l’azienda deve progressivamente modificare il proprio modo di lavorare per adattarsi allo strumento.

Cominciano così a comparire workaround, fogli Excel paralleli, esportazioni manuali, procedure esterne e integrazioni improvvisate.

Il software continua formalmente a svolgere il proprio compito, ma intorno ad esso nasce un ecosistema di attività necessarie a compensarne i limiti.

Alcuni segnali sono particolarmente indicativi:

• attività manuali ripetitive per trasferire informazioni tra sistemi;
• dati duplicati su strumenti differenti;
• funzionalità fondamentali gestite fuori dalla piattaforma;
• processi aziendali modificati esclusivamente per rispettare i limiti del software;
• difficoltà nell’integrare nuovi sistemi;
• costi crescenti di personalizzazione o licensing;
• esperienza utente poco adatta alle attività realmente svolte.

A quel punto la domanda non dovrebbe più essere soltanto “quanto costa sostituire il software?”, ma anche:

quanto ci costa continuare a lavorare in questo modo?

Il vero vantaggio del software custom: progettare intorno al processo

Uno degli errori più comuni è considerare il software custom semplicemente come una versione personalizzata di un prodotto standard.

Il suo potenziale è molto più interessante.

Prima di progettare l’applicazione è possibile analizzare il processo stesso.

Immaginiamo un’attività aziendale composta da dieci passaggi, diversi strumenti, scambi di email e inserimenti manuali.

La richiesta iniziale potrebbe essere:

“Digitalizziamo questi dieci passaggi.”

Ma una corretta fase di analisi potrebbe portare a una domanda diversa:

“Sono davvero necessari tutti e dieci?”

È qui che progettazione software e digitalizzazione dei processi iniziano a sovrapporsi.

Una soluzione custom permette di ripensare il flusso prima ancora di implementarlo.

Attenzione: personalizzato non significa necessariamente complesso

Esiste una convinzione secondo cui software custom significhi inevitabilmente grandi piattaforme, progetti lunghi e infrastrutture estremamente complesse.

Non deve essere così.

Una buona soluzione personalizzata dovrebbe contenere solo la complessità necessaria a risolvere il problema.

In alcuni casi può essere una piattaforma articolata utilizzata da migliaia di utenti.

In altri può essere una semplice web application che sostituisce un processo basato su Excel, email e attività manuali.

Il valore non dipende dalla quantità di funzionalità.

Dipende dalla capacità della soluzione di migliorare il processo per cui è stata progettata.

Il software deve poter evolvere

La decisione non riguarda soltanto le esigenze di oggi.

Un’applicazione aziendale può rimanere operativa per molti anni e durante quel periodo cambieranno inevitabilmente:

• processi;
• numero di utenti;
• sistemi collegati;
• requisiti di business;
• normative;
• tecnologie;
• aspettative degli utilizzatori.

Per questo un software personalizzato non dovrebbe essere progettato semplicemente per funzionare oggi.

Dovrebbe essere costruito per poter cambiare domani.

Architettura, qualità del codice, documentazione, modularità e possibilità di integrazione diventano quindi elementi strategici, non semplici dettagli tecnici.

Un software difficile da modificare può trasformarsi rapidamente da vantaggio competitivo a vincolo operativo.

La terza strada: integrare standard e custom

La scelta, inoltre, non è necessariamente binaria.

In molti progetti la soluzione migliore consiste nel combinare piattaforme standard e software personalizzato.

Un’azienda potrebbe, per esempio, utilizzare prodotti consolidati per CRM, autenticazione o gestione documentale e sviluppare internamente soltanto gli strumenti che rappresentano una specificità del proprio business.

API e integrazioni permettono poi ai diversi sistemi di dialogare.

Questo approccio consente di evitare di ricostruire ciò che esiste già, concentrando investimento e sviluppo sulle componenti che generano realmente differenziazione.

È spesso la soluzione tecnologicamente ed economicamente più intelligente.

Come prendere la decisione

Prima di scegliere tra prodotto standard e sviluppo custom è utile valutare almeno sei dimensioni:

1. Specificità del processo

Quanto il processo differisce da quelli normalmente gestiti dalle soluzioni disponibili sul mercato?

2. Importanza strategica

La soluzione supporta un’attività marginale oppure un processo centrale per il business?

3. Integrazione

Quanto deve comunicare con applicazioni, dati e infrastrutture già presenti?

4. Evoluzione

Quanto è probabile che requisiti e funzionalità cambino nei prossimi anni?

5. Costi nel tempo

Non soltanto il costo iniziale, ma licensing, personalizzazioni, manutenzione, integrazioni e costi operativi.

6. Controllo

Quanto è importante avere autonomia sulla roadmap, sui dati e sull’evoluzione della piattaforma?

Analizzare questi aspetti permette di spostare la discussione da “comprare o sviluppare?” a una domanda molto più utile:

“Quale soluzione crea più valore nel nostro specifico contesto?”

La tecnologia viene dopo il problema

Una delle decisioni migliori che un’azienda possa prendere è evitare di partire dalla tecnologia.

Non da un framework.

Non da una piattaforma.

E nemmeno dall’idea che il software debba necessariamente essere sviluppato da zero.

Prima vengono il problema, il processo e gli obiettivi.

Solo successivamente è possibile capire quale combinazione di prodotti esistenti, integrazioni e sviluppo personalizzato rappresenti la soluzione più efficace.

Perché il software migliore non è necessariamente quello con più funzionalità o con l’architettura più sofisticata.

È quello che risolve il problema giusto, nel modo più semplice possibile, senza limitare ciò che l’azienda potrà fare domani.